技巧:Excel文件快速打印小窍门

2010-08-28 10:46:40来源:西部e网作者:

    相对Word而言,Excel文件的打印要复杂一些。Excel工作表不仅大小悬殊,并且一个文件的打印范围也是多种多样的。下面笔者就以Excel 2003为例,介绍Excel文件打印的一般步骤。

  增强文件的可读性

  Excel文件的打印结果是各类报表,因此它的可读性显得格外重要,下面是增强可读性的几个具体措施:

  1. 建立页眉和页脚

  工作表的页眉和页脚包含了许多有用信息,例如报表的页码或工作表标题等等,用户只需单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡。如果需要使用内置的页眉和页脚,就要打开“页眉”或“页脚”下拉列表,从中选择“第1页”、“第1页,共?页”之类的内容。如果需要自行建立自己的页眉和页脚,可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”打开对话框。两者的布局和功能是完全相同的,其中间排列着十个按钮。最左边的按钮用来设置文本的字体格式,最右边的按钮用来设置图片的大小等格式,中间从左到右的八个按钮可以插入页码、日期、时间等内容。

  2. 打印行或列标题

  如果Excel制作的报表大小超过了一页,要保证第一页以后的各页均能看到行或列的标题,以便正确标识各行或列数据的具体含义。办法是单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。当每一页需要重复打印列标题时,请将光标插入“顶端标题行”框,然后用鼠标选中包含列标题的所有单元格即可输入引用,或者将列标题的单元格引用直接输入“顶端标题行”框。如果每一页需要重复出现行标题(一般在A列),可以按相同方法将光标插入“左端标题列”框,然后按上面介绍的方法设置行标题的引用。

  3. 使所有数据可见

  如果某一单元格中的文本或数字超出了列宽,那么打印出来的文本将被截断,打印出来的数字则会显示为“######”。为此,打印之前必须确保工作表中的所有数据可见:如果发现了某一列的宽度不够,只需将光标放到该列列标右侧的边线处,待光标变成双向光标后双击边线,即可自动增加列宽以适应数据的长度。也可以单击“格式”菜单中的“单元格”命令。打开“单元格”对话框的“对齐”选项卡,选中“文本控制”下的“自动换行”,即可使数据自动换行以适应列宽。

  4. 使用容易查看的格式

  国内的各种报表习惯设置网格线,我们可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡,选中“打印”下的“网格线”即可。也可以选中需要设置网格线的所有单元格,单击Excel“格式”工具栏中的“边框”下拉按钮,打开对话框从中选择需要的边框样式。

  另外,屏幕显示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格边框设置为彩色,但是使用黑白打印机进行报表打印,最好使用对比度较高的颜色,否则打印出来的内容就不够清晰。另外,也可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡,选中“打印”下的“单色打印”,从而提高彩色打印的清晰度。

  5. 使报表居中

  如果使用的打印纸能够容纳整个报表,就可以设置水平居中或垂直居中。前者可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡,选中“居中方式”下的“水平”复选项,后者可以选中“居中方式”下的“垂直”复选项。两者同时选中时,报表会在纸张上同时使用水平居中和垂直居中。

  6. 调整报表四周的空间

  Excel报表的四周包括页边距和上、下的页眉、页脚六个部分。如果我们需要改变页边距或页眉和页脚,可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡,改变其中上、下、左、右和“页眉”、“页脚’的数值。也可以单击Excel工具栏中的“打印预览”按钮,打开预览窗口单击“页边距”按钮,显示页面的页边距的尺寸柄,根据需要拖动至需要的宽度为止。

        工作表的打印设置

  工作表在打印之前应当进行打印预览,它可以看到普通视图中看不到的内容,避免失误、提高打印质量,而且可以快速更改许多打印设置。

  1. 快速更改打印设置

  如果在打印预览窗口中发现了不合适的打印设置,只需单击窗口顶部的“设置”按钮,就可以打开“页面设置”对话框,快速修改工作表的布局和打印选项,例如打印或不打印网格线、添加页码或打印标题等。

  2. 使工作表适应页宽

  如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面,可以尝试以下方法使工作表适应页宽:一是将打印方向更改为“横向”。我们只要按上面介绍的方法打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡,选中“方向”下的“横向”即可。二是缩小工作表的大小以适应页面。方式仍然是打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡,选中“缩放”下的“调整为”,并在“页宽”框内输入“1”。确定后即可预览页面以观察字体大小是否合适了。三是减小页边距以及页眉(页脚)的宽度。我们可以按上面介绍的方法打开“打印预览”窗口,单击其中的“页边距”按钮显示页边距的尺寸柄,根据需要将其拖到所需的宽度即可。四是隐藏报表中某些不需要打印的列。我们只需选中这些列,单击“格式→列”子菜单下的“隐藏”命令。报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置,从而使原本不能打印的内容能够打印出来。此后,只要单击“格式→列”子菜单下的“取消隐藏”命令,就可以显示被隐藏的列。

  3. 调整垂直分页符

  如果报表的数据区域远远宽于页面,上面介绍的方法也不能使工作表适应页宽。只能调整垂直分页符,使报表的数据区域按需要分布在多页纸张上。具体操作方法是:打开工作表选中“视图”菜单中的“分页预览”,鼠标放到蓝色粗虚线(自动垂直分页符)的上面,根据双向箭头的指向拖至合适的位置,当其变为蓝色实线时说明它是手动垂直分页符。这种方式使一张报表分布在几张纸上,为了了解各数据列的意义,应当按上面介绍的方法添加打印标题。

  4. 调整水平分页符

  如果打印预览时发现工作表的长度超过了纸张,除了可以采用类似“使工作表适应页宽”的方法以外,还可以调整水平分页符,使报表的数据区域按需要分布在多页纸张上。具体办法仍然是打开工作表,选中“视图”菜单中的“分页预览”。分页预览窗口中的蓝色水平虚线表示Excel的自动分页符,它将工作表分为多个页面,我们只需按上面介绍的方法将其拖至需要的位置即可。

  5. 允许重调A4/Letter纸型

  某些用户可能使用了仅仅支持信函纸型的打印机,为了能够按信函纸型大小自动调整A4工作表。我们可以单击“工具”菜单中的“选项”命令,打开“选项”对话框的“国际”选项卡,勾选“允许重调A4/Letter纸型”复选框即可。

关键词:Excel

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