相对Word而言，Excel文件的打印要复杂一些。Excel工作表不仅大小悬殊，并且一个文件的打印范围也是多种多样的。下面笔者就以Excel 2003为例，介绍Excel文件打印的一般步骤。
增强文件的可读性
Excel文件的打印结果是各类报表，因此它的可读性显得格外重要，下面是增强可读性的几个具体措施：
1． 建立页眉和页脚
工作表的页眉和页脚包含了许多有用信息，例如报表的页码或工作表标题等等，用户只需单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡。如果需要使用内置的页眉和页脚，就要打开“页眉”或“页脚”下拉列表，从中选择“第1页”、“第1页，共？页”之类的内容。如果需要自行建立自己的页眉和页脚，可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”打开对话框。两者的布局和功能是完全相同的，其中间排列着十个按钮。最左边的按钮用来设置文本的字体格式，最右边的按钮用来设置图片的大小等格式，中间从左到右的八个按钮可以插入页码、日期、时间等内容。
2． 打印行或列标题
如果Excel制作的报表大小超过了一页，要保证第一页以后的各页均能看到行或列的标题，以便正确标识各行或列数据的具体含义。办法是单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。当每一页需要重复打印列标题时，请将光标插入“顶端标题行”框，然后用鼠标选中包含列标题的所有单元格即可输入引用，或者将列标题的单元格引用直接输入“顶端标题行”框。如果每一页需要重复出现行标题（一般在A列），可以按相同方法将光标插入“左端标题列”框，然后按上面介绍的方法设置行标题的引用。
3． 使所有数据可见
如果某一单元格中的文本或数字超出了列宽，那么打印出来的文本将被截断，打印出来的数字则会显示为“######”。为此，打印之前必须确保工作表中的所有数据可见：如果发现了某一列的宽度不够，只需将光标放到该列列标右侧的边线处，待光标变成双向光标后双击边线，即可自动增加列宽以适应数据的长度。也可以单击“格式”菜单中的“单元格”命令。打开“单元格”对话框的“对齐”选项卡，选中“文本控制”下的“自动换行”，即可使数据自动换行以适应列宽。
4． 使用容易查看的格式
国内的各种报表习惯设置网格线，我们可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，选中“打印”下的“网格线”即可。也可以选中需要设置网格线的所有单元格，单击Excel“格式”工具栏中的“边框”下拉按钮，打开对话框从中选择需要的边框样式。
另外，屏幕显示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格边框设置为彩色，但是使用黑白打印机进行报表打印，最好使用对比度较高的颜色，否则打印出来的内容就不够清晰。另外，也可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，选中“打印”下的“单色打印”，从而提高彩色打印的清晰度。
5． 使报表居中
如果使用的打印纸能够容纳整个报表，就可以设置水平居中或垂直居中。前者可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，选中“居中方式”下的“水平”复选项，后者可以选中“居中方式”下的“垂直”复选项。两者同时选中时，报表会在纸张上同时使用水平居中和垂直居中。
6． 调整报表四周的空间
Excel报表的四周包括页边距和上、下的页眉、页脚六个部分。如果我们需要改变页边距或页眉和页脚，可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，改变其中上、下、左、右和“页眉”、“页脚’的数值。也可以单击Excel工具栏中的“打印预览”按钮，打开预览窗口单击“页边距”按钮，显示页面的页边距的尺寸柄，根据需要拖动至需要的宽度为止。
工作表的打印设置
工作表在打印之前应当进行打印预览，它可以看到普通视图中看不到的内容，避免失误、提高打印质量，而且可以快速更改许多打印设置。
1． 快速更改打印设置
如果在打印预览窗口中发现了不合适的打印设置，只需单击窗口顶部的“设置”按钮，就可以打开“页面设置”对话框，快速修改工作表的布局和打印选项，例如打印或不打印网格线、添加页码或打印标题等。
2． 使工作表适应页宽
如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面，可以尝试以下方法使工作表适应页宽：一是将打印方向更改为“横向”。我们只要按上面介绍的方法打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“方向”下的“横向”即可。二是缩小工作表的大小以适应页面。方式仍然是打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“缩放”下的“调整为”，并在“页宽”框内输入“1”。确定后即可预览页面以观察字体大小是否合适了。三是减小页边距以及页眉（页脚）的宽度。我们可以按上面介绍的方法打开“打印预览”窗口，单击其中的“页边距”按钮显示页边距的尺寸柄，根据需要将其拖到所需的宽度即可。四是隐藏报表中某些不需要打印的列。我们只需选中这些列，单击“格式→列”子菜单下的“隐藏”命令。报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置，从而使原本不能打印的内容能够打印出来。此后，只要单击“格式→列”子菜单下的“取消隐藏”命令，就可以显示被隐藏的列。
3． 调整垂直分页符
如果报表的数据区域远远宽于页面，上面介绍的方法也不能使工作表适应页宽。只能调整垂直分页符，使报表的数据区域按需要分布在多页纸张上。具体操作方法是：打开工作表选中“视图”菜单中的“分页预览”，鼠标放到蓝色粗虚线（自动垂直分页符）的上面，根据双向箭头的指向拖至合适的位置，当其变为蓝色实线时说明它是手动垂直分页符。这种方式使一张报表分布在几张纸上，为了了解各数据列的意义，应当按上面介绍的方法添加打印标题。
4． 调整水平分页符
如果打印预览时发现工作表的长度超过了纸张，除了可以采用类似“使工作表适应页宽”的方法以外，还可以调整水平分页符，使报表的数据区域按需要分布在多页纸张上。具体办法仍然是打开工作表，选中“视图”菜单中的“分页预览”。分页预览窗口中的蓝色水平虚线表示Excel的自动分页符，它将工作表分为多个页面，我们只需按上面介绍的方法将其拖至需要的位置即可。
5． 允许重调A4/Letter纸型
某些用户可能使用了仅仅支持信函纸型的打印机，为了能够按信函纸型大小自动调整A4工作表。我们可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框的“国际”选项卡，勾选“允许重调A4/Letter纸型”复选框即可。