Office 2003中加入了IRM信息管理权限，它能够有效地保护Office文档的安全性，创建受保护的文档。IRM的权限分为只读、更改和完全控制三种。
要想使用IRM功能首先要下载安装这个功能，打开Word2003工具菜单栏的第四个工具就是“(自由访问)权限”选项，点击之后会要求下载安装这个工具。安装后，第一次使用IRM需要用.Net Passport账户来注册，注册以后再打开“(自由访问)权限”这个选项就看到“权限”窗口。选中“限制对此文档的权限”命令，就可以为文档赋予读取、更改人的权限了。
例如要指定的.Net Passport为“123@msn.com”的用户才能有阅读文档的权利，就在“读取”框中能输入该用户的.Net Passport账户，输入多个.Net Passport账户可以赋予多个人打开文档的权限。
如果想让访问权限具有一定的时效性或对文本有复制、打印文本的限制，可以点击“其他选项”按钮，在“用于用户的访问权限”中设定“此文档的到期日期”、“打印内容”、“允许具有读取权限的用户复制内容”等权利。如果不了解文件接受者需要用到哪些权限，可以选定“用户可以从此处请求附加权限”功能，提供一个自己的邮件地址，这样对方如果需要更多的权限可以发送电子邮件来请求增加权限。
有了IRM的权限设定功能，可以更有效的保障Office文档在网络上传输的安全性了。