如果连锁酒店越来越多地采用提前 48 小时取消政策，企业将不得不增加高达数百万美元的额外费用预算。在对过去 12 个月各大企业客户的预订数据（特别是取消订单的数据）进行深入分析后，全球酒店解决方案提供商 HRS得出以上结论。
对于商务旅行而言，在预订酒店时，灵活性是最重要的标准之一，因为商务约会经常会发生变化。尽管如此，HRS当然理解酒店完全有权尽最大可能利用其客房储量，从中创造可观的收益。随着房价查询和收益管理技术的进步，酒店和企业酒店项目管理人员之间的供应商关系优化，以及合同的公平协商，对于减轻这些新政策所带来的财务影响将至关重要。
HRS 对 100 名企业差旅经理进行的问卷调查表明， 大多数受访者认为新的取消政策将带来更高的成本。百分之六十的受访者认为，新政策将使他们面临无法实现差旅管理目标的风险。因此，约三分之一的企业已经开始与合作酒店洽谈特殊条款。当在两家同一星级、同等服务和类似位置的酒店之间进行选择时，82% 的差旅经理会明显倾向选择提供更灵活取消政策的酒店。
据 HRS 研究，大约每六个预订中就有一个 (17%) 会被取消。但在入住前短期内取消的订单数量较少。约百分之五的预订在入住前 48 小时内被取消。大型连锁酒店最近推出更为严格的取消规定，这可能会导致企业酒店计划的成本上升。许多情况下，很晚才取消的订单收费等于住宿一晚的费用。考虑过去一年中各种实际取消情况，由于上述因素带来的潜在成本，受访企业将产生额外百分之二的住宿费用。
如果世界各地更多的酒店采用缩短取消窗口的政策，则部分公司的额外成本就可能飙升到数百万美元。HRS 一家重要客户的数据可以为此提供证明，这家公司的酒店总支出超过 8,200 万美元，如果其在抵达前 48 小时内所进行的所有预订取消都按此政策收费，则该公司一年的预算将增加 60 万美元。如果全球所有连锁酒店都实施这一政策，该公司面临的额外成本将高达 270 万美元，相当于总预订费用的百分之三。
“在各连锁酒店采取更为严格的取消政策背景下，各公司应该重新审视其酒店计划和协议价格。” HRS 亚太区副总裁姜君女士指出，“我们将这个问题设置为本采购季所有客户谈判的优先主题。在 2018 年谈判 中未能解决这一问题的企业将面临承受计划外费用的风险，这可能对计划和实际支出造成负面影响。企业也可以通过更好地培训商旅人士和出行规划者，审慎对待机票和酒店预订最后时刻变化所更带来的费用，减轻这些费用带来的潜在财务影响。”
在为企业提供酒店采购服务的过程中，HRS 着眼整个市场，考虑可能会为商务旅行者提供更灵活取消政策的单体酒店和连锁酒店。几乎对所有企业而言，“入住当日下午 6 点前可免费取消”都是一项必不可少的政策， 相应地，如果酒店方面能给企业提供这样的灵活性，也会从商旅市场获得更多收益。