5月9日，以“简化商务旅行”为主题的2018全球商旅论坛在上海正式举办。本届论坛由全球酒店解决方案提供商HRS主办，论坛以当下经济、政治大环境为切入点，深度解读中国和全球的商旅行业的发展现状与趋势，探讨如何借助新技术的浪潮应对日益复杂的商旅管理以及如何着手进行简化的工作。HRS首席执行官托比亚斯·莱格(Tobias Ragge)、上海社会科学院智库建设基金会秘书长李轶海、商旅管理人员总会(ACTE)亚洲区总监邓秉森(Benson Tang)，以及来自五百强跨国企业、中国大型国有企业的决策者及采购专家出席本次论坛，与近两百名商旅管理与采购相关专业人士进行分享与交流。
新经济形势下商旅市场热度不减
本届论坛的开场演讲以“经济环境的变化将如何影响商旅行业”为主题，深度剖析了在新的历史起点上，中国经济政治大背景对商旅市场的影响。上海社会科学院智库建设基金会秘书长李轶海和HRS集团首席执行官托比亚斯·莱格(Tobias Ragge)都认为，随着改革开放程度的不断深化，中国的商业环境变得更具潜力和活力，中国商旅市场也将继续增长并走向成熟。莱格先生说：“作为全球最为活跃的经济体，我们注意到在刚刚过去的2018年第一季度，中国就保持着令人惊喜的对外投资增速，尤其是针对‘一带一路’沿线国家的投资合作更是稳步推进。对外投资的增加和日益紧密的国际间经贸往来让我们对中国商旅市场的未来充满信心。”全球商务旅行协会(GBTA)的预测数据也显示，2018年中国的商旅市场支出将实现8%的增长，依旧领跑全球。
简化成为商旅管理者关注的趋势
随着商旅市场的壮大，企业商旅管理也将面临诸多挑战。HRS和商旅管理人员总会(ACTE)共同完成的一项针对企业商旅管理者的调查报告显示，随着新技术的快速发展以及商旅人士需求和期望值的提高，商旅经理正在努力面对更为复杂、多层面的商旅计划管理。为了应对这一挑战，越来越多的商旅管理者意识到简化商旅的重要性。研究结果显示，有 72% 的采购商将简化商旅管理作为其首要工作，排在成本降低 (88%)、数据安全 (84%) 和提高商旅人士满意度 (75%) 之后。HRS亚太区副总裁姜君表示：“越来越多的商旅管理者关注简化，这是行业发展的必然结果。我们可以从管理者和商旅人士两个角度来解读简化，这是他们共同的诉求。随着商旅市场体量的增长和新技术的引入，传统的方式已经无法满足现有的管理需求，管理者迫切需要在管理流程和手段上进行简化和革新。我们也看到，商旅人士对商旅体验中的流程简化和‘即时性’有着越来越高的要求。因此，商旅管理的复杂性、技术的进步以及企业与商旅人士的需求都将推动我们整个行业向着更为高效、简化和透明的方向发展。”
智能化浪潮下的业务流程外包
新技术的发展和智能化应用的加入为商旅行业注入了全新的内容，为简化商旅带来了绝佳的契机。对采购和财务部门而言，提升商旅开支的可视化程度、酒店项目的合规性和商旅人士的满意度是他们所要实现的核心目标。但在实际工作中，原有商旅流程的复杂性、对人工的高度依赖和低配合度往往成为实现这些目标的绊脚石。在此情形下，寻求专业的外部合作伙伴的支持和建议，并对商旅流程进行业务流程外包(BPO)也就顺势成为许多企业的选择。HRS大中华区总经理施南飞先生认为：“选择商旅管理业务流程外包的外部合作伙伴不仅仅需要关注他的专业知识和解决方案，还需要有强有力的技术创新和研发能力。”他表示：“如今商旅行业的发展是技术导向的，人工智能、大数据和区块链，这些炙手可热的新技术与商旅流程的简化息息相关，从酒店采购、到搜索预订、再到集中支付、费用管理与分析，所有环节都需要实现智能化，都离不开技术的支持。我们需要关注的是如何将这些新技术加以应用，让它更好地与商旅管理和本地市场的实际需求相融合。”
简化的关键：集中支付解决方案
商旅流程中的支付环节对企业是否可以实现商旅管理的简化具有重要意义。传统的酒店支付方式高度依赖人工流程，需要商旅人士垫付房费并进行个人费用报销。而财务部门则需要通过人工对账和审核来完成商旅企业花费的结算。在此过程中，冗杂的财务流程和高昂的人力成本为企业和商旅人士带来诸多弊端。集中支付方式的落地从根本上改变了这些问题，统一平台支付的方式为企业商旅管理人员和商旅人士带来了更为智能和便捷的商旅体验。无纸化的入住和退房以及账单的自动审核，为商旅人士和企业财务人员免除了繁复的工作。提升了效率并节省了流程成本。同时，整合度更高的费用管理方式为企业带来更好的透明度，为企业践行员工关怀和成本节省提供了有力的支持。
HRS亚太区副总裁姜君女士表示：“集中支付是本届论坛的核心议题和亮点之一，它反映了简化在支付环节的应用。同时，集中支付也是决定整个商旅管理流程是否能够真正简化的关键。实现集中支付就像为商旅管理流程打通了任督二脉，由于不再需要垫付、报销，以及无纸化快速入住和退房，商旅人士可以获得更好的商旅体验，从而提升了商旅人士的配合度和采用率，让商旅管理项目真正落地，从而使得简化成为可能。集中支付方式同样可以惠及酒店。接纳集中支付方式的酒店在未来商旅市场的竞争中会具有相对优势，商旅人士和企业往往更加青睐这些可以便捷地支付和结算的酒店。”