为满足企业在简单会议与团体活动管理方面不断增长的需求，全球领先的酒店解决方案提供商HRS近日推出了一项新的服务——会议与团体（M&G）采购。目前，全球企业在会议上的支出已达5650亿美元，并且这一数字预计在2019年还会继续增长。如何更好地管理这项不断增长的业务支出是企业关注的问题，HRS会议与团体采购服务将助力企业应对这一挑战。
最新推出的会议与团体（M&G）采购服务完美匹配并补充了HRS独有的端到端酒店解决方案。HRS以企业差旅酒店的智能采购服务而闻名全球，在200多个国家和地区帮助企业每年实现数百万美元的节省，并带给企业极具竞争力的酒店价格。越来越多的HRS客户在酒店采购的基础上采用完整的端到端酒店解决方案，包括持续的价格审查、包含公司协议价和HRS商旅价酒店的搜索及预订，以及集中支付和其他自动化的解决方案。
“通过推出这项全新的服务，HRS为企业创建了首个端到端的会议与团体解决方案。HRS现在可以在全球所有市场中成为企业商旅管理领域的唯一合作伙伴，提供从采购到支付的端到端解决方案。”HRS采购解决方案副总裁马可·伊拉里奥(Marco D'Ilario)表示，“HRS目前可进行年度酒店计划的采购，在搜索及预订中实现协议价格的优先显示，自动实现合规目标，提升预订流程效率。”
端到端的会议与团体解决方案为企业提供了全新的选择，在帮助企业提升会议与团体活动支出的透明度的同时，利用HRS久经市场考验的智能酒店采购流程和全球酒店专家网络，在会议场地、住宿、餐饮费用等方面为企业带来更大节省。
研究表明，日益增长的会议与团体支出中存在巨大的节省空间
今年7月，全球商务旅行协会（Global Business Travel Association）和HRS围绕当今企业会议与团体活动领域中存在的挑战、规模和机遇，共同开展了一项调研。结果显示：
- •简单的会议与团体活动，即参会者不超过50人、场地要求基本可以复制的会议，在公司每年会议安排中占比达50-70%
- •70%的会议与团体活动策划者不会按照既定流程来采购并预订这些会议场所
- •令人震惊的是，其中77%的策划者通过消费者渠道来搜索场地，而非利用企业的首选酒店，这带来了潜在的关照义务风险
调查结果所揭示的不合规操作将给企业带来更多额外成本。而这些成本预计在2019年还将有所上升。一家大型旅游管理公司预计明年企业会议的数量将增加5-10%。在国际会议专业人士协会(Meetings Professional International)的“会议展望”调查中，55%的受访者表示合同谈判正变得日益复杂。
企业会议部门采用会议与团体(M&G)采购的六大好处
随着会议与团体(M&G)采购服务的推出，会议部门可以预见以下好处：
- •直接节省
- •优化策划流程
- •更多的时间将用于战略性活动
- •提升全球数据的透明度
- •通过预先审批的标准合同条款减少责任
- •通过采用集中支付来简化财务流程
综合起来，这些好处将推动提升使用率。例如，通过预先批准的合同条款，即使是资历尚浅的策划者也无需等待在采购团队审核之后再将会议合同授予酒店。这类延迟经常会导致公司错过可选日期，增加策划者的工作时间和复杂性。
除了采购外，HRS还拥有一个自动化、简化的搜索和预订平台。该平台将帮助公司实现其差旅管理的目标，比如优先显示企业协议酒店。凭借HRS业界领先的价格保护技术，会议策划者将无需支付超出协议价格的额外费用。会议策划者以协议价格预订时能在取消政策、押金和付款条款方面实现100%的准确度。
伊拉里奥(D’Ilario)先生说：“相比于全球其他差旅服务公司，HRS拥有酒店差旅采购方面的专业经验，并率先利用这一优势来帮助会议部门整合其购买力。公司在简单会议与团体领域拥有巨大的成本节省潜力；我们非常高兴能帮助他们发现新的节省空间。”