虽然可以很方便通过互联网收发电子邮件，传送文档，但是由于互联网的安全认证系统的不成熟与不完善，使得传真机在公司企业里的利用率仍然很高！发一份传真文档的步骤通常是这样的，首先在电脑里进行文档的编写排版，然后将编写排版好的文档打印出来，然后再将打印出来的文档一页一页的放到传真机里进行发送。如果是一份十几页的文档，就有点浪费纸张和时间了！其实用电脑来收发传真是一件非常容易的事情，现在向大家介绍一个不需要将文档打印出来，直接用电脑来发送传真的程序，那就是WINDOWS XP自带的传真程序Microsoft fax。

（图一）

    1、和普通的传真机发送传真相比较，用电脑直接收发传真有如下几个优点：

    (1)节约了购买传真机的费用，节省了维修传真机的后期维护费用

    (2)用电脑发送的传真文字和图片比普通传真机发送的文字和图片要清晰的多

    (3)节省打印文档所用的纸张和发送传真所用的人力时间

    (4)用传真程序发送传真的速度会自动和对方普通传真机的速度匹配，如果对方的传真机的速度是14400BPS的，那么电脑的速度就会自动匹配为14400BPS，如果是对方速度是9600BPS，电脑就会自动将速度调整为9600BPS

    (5)用电脑发送的传真文档比较容易进行修改和保存

    (6)傻瓜化的操作，智能化的向导使用电脑发送传真完全是简单的不得了：）

    2、用电脑收发传真的硬件环境

    用电脑收发传真必备的硬件就是一台带有猫（Modem）的电脑，不管是内猫还是外猫必须带有传真（FAX）的功能，还有就一根电话线，内线也好，201卡电话也好都可以，还有就是一台扫描仪，当然，如果没有扫描仪你就不能将你的图片保存到电脑里面并进行发送。

    虽然这个程序最先出现在WINDOWS 3.X的系统中，在WINDOWS 9X下也有这个程序，而且使用的方法都是差不多，但是现在的家庭的操作系统已经是WINDOWS XP的天下，所以以WINDOWS XP的系统环境作介绍！

    如果你的系统在开始》所有程序》附件》通讯菜单中没有传真的选项，可以通过控制面板》添加和删除程序》添加/删除windows组件中将“传真服务”程序安装！安装完成后会在开始》所有程序》附件》通讯菜单中出现传真的菜单。而且在打开控制面板》打印机和传真后发现一个传真机的小图标！

（图二）

    通过用鼠标右键点击传真机的小图标可以打开它的属性进行设置！

    3、用电脑收发传真的步骤：

    首先将文档编辑好，这里用大家都熟悉的办公软件WORD来举例，在WORD中将已有的文档打开，点击工具栏上的传真小图标，这是会弹出一个传真发送向导，

（图三）

    接着按下一步进入收件人信息以及对方传真机号码的填写，

（图四）

    你也可以直接调用通讯薄中的联系人，如果是201电话和内线需要先设置拨号规则，这里以201电话为例子

    首先选择“使用拨号规则”点击右边的拨号规则设置弹出“电话和调制解调器选项”，

（图五）

    在其中的拨号规则菜单中点击编辑会打开下一级窗口，然后在常规中将“本地电话的外线号码是”和“长途电话的外线号码是”后面的方框中填入201电话卡的用户名和密码，如图所示，然后确定设置并返回到“传真发送向导”中，接着下一步会出现“准备首页”的信息填写，这里填写的是一些关于发件人信息和所发送的传真的一些属性，这些信息会单独占用一页，所以建议大家取消上面的“选择具有下列信息的首页模板”的选项，接着下一步选择立即发送传真并继续下一步，这是可以点击“预览传真”进行传真的预览，这是可以看到发出后传真的样式！如果不满意可以重新修改，如果点击“完成”就可以进行传真的发送，这时候会出现一个传真发送窗口，里面显示了传真的接收状况！当传真发送完成后窗口会自动消失!

    4、用电脑接收传真

    用电脑接收传真只需要设置Microsoft Fax的应答方式就可以，一般情况把应答方式设为手工应答方式就可以了，如果设置成了“自动应答”的方式，那么电脑在电话响铃两声（响铃次数可以自己设置）后会把电话当成传真自动开始与对方的传真机建立联系，并接收传真！

    综 述

    虽然有很多第三方收发传真的软件，而且功能相对于WINDOWS XP下的Microsoft Fax来说功能更强大，但是一般来说Microsoft Fax已经能够满足收发传真的应用，并且WINDOWS XP自带的程序在兼容性和稳定性方面会比其他的传真收发软件要好！